Vers une gestion budgétaire prospective des dépenses d'exploitation : le cas des dépenses de voyages d'une organisation commerciale internationale

par Lucille Burnouf

Projet de thèse en Sciences de gestion spécialité Comptabilité, contrôle, audit

Sous la direction de Laurent Cappelletti et de Larry Ben simhon.

Thèses en préparation à Paris, HESAM , dans le cadre de École doctorale Abbé Grégoire (Paris) , en partenariat avec Laboratoire interdisciplinaire de recherche en sciences de l'action (Paris) (laboratoire) et de Centre de recherche en comptabilité (equipe de recherche) depuis le 01-10-2017 .


  • Résumé

    La globalisation des marchés exerce une forte pression sur les entreprises internationales vers toujours plus de rentabilité, ayant pour pendant l'obligation d'optimiser leur dépenses d'exploitation. Ce qui sous-entend une gestion budgétaire affinée et détaillée qui le plus souvent incombe aux départements financiers et non aux opérationnels. Ceci induit une élaboration budgétaire basée sur des extrapolations du passé. Cependant, ce modèle ne semble pas adapté à certaines organisations comme les départements commerciaux internationaux où 80% des dépenses sont celles des voyages d'affaires. Ces charges très variables mais aussi très flexibles, font de ce poste budgétaire un des rares sur lesquels il est possible d'agir. Or leur suivi est souvent réalisé a posteriori, post clôture, ne permettant pas une gestion proactive de ces dépenses. On constate donc un « vide » de reporting où les opérationnels évoluent en aveugle entre les moments où ils reçoivent leur budget et celui où ils reçoivent leurs consommations. Il en ressort un réel besoin de gestion prévisionnelle et notamment de suivi budgétaire des dépenses. Disposant d'une expérience et donc d'une certaine connaissance, aussi bien des besoins des managers commerciaux opérationnels au sein d'organisations internationales, que du Travel Management, associées à une affinité particulière pour les progiciels de gestion et leurs compréhensions techniques, il nous est apparu comme essentiel de pouvoir répondre à ce manque. Avec une approche empirique globale basée sur une démarche épistémologique transdisciplinaire, et en répondant à un impératif de simplification, selon le précepte de Maurice Allais, nous entendons nous positionner à l'articulation entre macroéconomie et microéconomie. Par l'utilisation de la Prospective, théorie macroéconomique, et en l'appliquant à un écosystème microéconomique tel que l'entreprise, nous devrions être en mesure de dégager les problématiques de mise en place de systèmes de reportings prospectifs, particulièrement des tableaux de bord prospectifs tel que le Balanced Scorecard, et plus globalement celui d'un contrôle de gestion prospectif, leurs modes d'implémentation et leur bien fondé. Et ce, par une revue de la littérature en concentrant l'étude notamment sur les travaux de Norton & Kaplan, de Pierre Massé, et bien d'autres, mais aussi par une analyse des besoins fonctionnels et des pratiques utilisées par les entreprises en matière de Travel Management qui seront réalisées grâce à des entretiens et des enquêtes auprès d'interlocuteurs clés et d'associations professionnelles. Ainsi nous devrions aboutir à l'identification des indicateurs pertinents menant à l'élaboration de tableaux de bord prospectifs ainsi que des moyens techniques nécessaires à toute implémentation qui permettra de répondre à ce besoin des managers opérationnels.

  • Titre traduit

    Getting to Foresight in the budget management of operating expenses: the business case of Travel & Expenses in an international Sales organization


  • Résumé

    Market globalization puts pressure on international companies to constantly improve their profitability. At the same time, they must optimize their operating expenses (Opex). This implies refined and detailed budgetary management, which is most often handled by the Finance departments and not Operations. All of this results in budgeting based on extrapolations of previous results. However, this model does not really seem appropriate for certain organizations, like international sales departments for example since 80% of their Opex are made up of business travel expenses. These charges, which are very variable and flexible, are one of the very few budget items for which action can be taken. However, they are usually monitored ex post, after the accounts closing, which does not allow for proactive management. Hence, a reporting “gap” can arise, whereby operational managers work blindly from the moment they receive their budget amount to when they receive reports on the actual expenses incurred. This creates a genuine need for forward-looking management, especially when it comes to budgetary expenditure monitoring. I believe that it is essential to be able to overcome this lack of reporting and that I am in a rather good position to do so. Indeed, I have acquired genuine expertise in the topic based on my large and varied professional experience and knowledge of the specific needs of operational sales managers in international organizations as well as Travel Management. I also have a particular affinity for Enterprise Resource Planning software (ERP) and its technical understanding. Using a global empirical approach based on a transdisciplinary epistemological method, and keeping in mind the need for simplification, according to the Maurice Allais precept, I intend to position myself at the boundary between Macroeconomics and Microeconomics. Using Foresight, a macroeconomic theory, and applying it to a microeconomic ecosystem such as the company, I should be able to identify the problems of setting up forward-looking reporting systems, particularly dashboards such as the Balanced Scorecard, and, more generally, prospective management control, its implementation methods and validity. This method will involve a literature review, focusing the research on the works of Norton & Kaplan, Pierre Massé and a few others, and then collecting and analyzing functional needs and the practices adopted by companies in terms of Travel Management. These analyses will be based on interviews and inquiries with chosen intermediaries and professional associations. This study should result in the identification of the relevant indicators that lead to the development of forward-looking reporting and the technical resources necessary for its implementation in order to meet the requirements of operational managers.